Une plateforme collaborative pensée pour les animateurs territoriaux et référents qualité Accueil Vélo
Le réseau Accueil Vélo rassemble des professionnels répartis partout en France. Pour Accueil Vélo, l’un des enjeux est donc de faciliter les échanges entre les animateurs territoriaux et les référents qualité, tout en permettant à chacun d’accéder facilement aux informations et aux ressources utiles à son activité.
Pour répondre à cet enjeu, Accueil Vélo a choisi de s’appuyer sur IPtis Apps, la plateforme collaborative développée par Amedia Solutions.
Après environ cinq mois d’utilisation, la solution s’est progressivement intégrée aux habitudes de travail et est aujourd’hui utilisée quotidiennement pour plusieurs besoins.
« En quelques mois, la solution a progressivement trouvé sa place dans nos habitudes de travail et nous l’utilisons aujourd’hui au quotidien pour plusieurs de nos besoins. »
— Crystal Aubry, Chargée de mission Accueil Vélo, Responsable Qualité Tourisme, des animations et du tourisme nature
De nombreux échanges à centraliser
Avant la mise en place d’IPtis Apps, une partie importante des échanges entre Accueil Vélo et son réseau passait par email.
Questions, demandes d’informations, documents à transmettre… Ces sollicitations pouvaient rapidement s’accumuler et représenter une charge importante pour l’équipe, notamment pour relever les messages, identifier les demandes et y répondre.
L’objectif était donc de trouver un environnement plus adapté : un espace commun dans lequel les membres du réseau pourraient échanger, partager leurs expériences et retrouver les informations dont ils ont besoin.
Un espace collectif pour faire vivre le réseau
Avec IPtis Apps, Accueil Vélo a créé un véritable espace collectif dédié aux animateurs territoriaux et aux référents qualité Accueil Vélo.
Le fil d’actualités permet notamment de poser une question et de faire profiter l’ensemble du réseau des réponses et des échanges qui en découlent.
Les membres peuvent également partager leurs retours de terrain, leurs bonnes pratiques ou encore des initiatives mises en place sur leur territoire.
Cette organisation change progressivement la manière dont l’information circule.
Une question posée sur la plateforme peut intéresser plusieurs membres ? Elle n’a plus besoin d’être traitée individuellement par email. Une bonne pratique mérite d’être partagée ? Elle peut être publiée directement pour l’ensemble du réseau.
L’information devient ainsi collective, accessible et réutilisable.
Et c’est justement l’un des bénéfices constatés par Accueil Vélo :
« IPtis Apps nous permet avant tout de fluidifier nos échanges et de mieux faire circuler l’information. Certains échanges sont ainsi beaucoup plus efficaces que par e-mail. »
— Crystal Aubry
Des groupes territoriaux pour rapprocher les échanges
Le réseau étant réparti sur l’ensemble du territoire français, les échanges peuvent également avoir besoin d’être plus ciblés.
IPtis Apps permet à Accueil Vélo de créer des groupes de discussion par territoire, afin de faciliter les échanges entre les membres concernés.
Cette possibilité fait partie des usages particulièrement appréciés par l’équipe. Elle permet de conserver un espace d’échange commun à l’ensemble du réseau tout en créant des espaces plus ciblés lorsque cela est nécessaire.
Le réseau peut ainsi fonctionner à plusieurs niveaux : échanger avec tous ou avec un groupe territorial spécifique.
Plusieurs outils réunis au même endroit
Au-delà de l’espace collectif, IPtis Apps permet à chaque utilisateur de disposer de plusieurs outils directement depuis la même plateforme.
Un Drive personnel
Chaque membre dispose d’un espace personnel pour stocker et organiser ses propres documents.
IPtis Transfert
Pour les fichiers volumineux, le module IPtis Transfert permet d’envoyer facilement des documents sans multiplier les solutions externes.
La visioconférence
L’outil de visioconférence permet également d’organiser des réunions à distance directement depuis la plateforme.
Annuaire et messagerie
L’annuaire facilite la recherche des membres du réseau partout en France, tandis que la messagerie permet de communiquer directement avec eux et de créer des groupes territoriaux.
Pour Accueil Vélo, cette centralisation représente un véritable intérêt au quotidien :
« La solution nous permet également de centraliser plusieurs usages au même endroit, ce qui nous évite de multiplier les outils et les abonnements. Cela nous permet notamment de nous détacher progressivement de certaines solutions externes. »
— Crystal Aubry
Moins d’emails, plus de temps pour les autres missions
L’un des changements les plus concrets concerne la gestion quotidienne des échanges.
En réunissant les membres du réseau sur une même plateforme, Accueil Vélo peut désormais partager certaines informations directement avec l’ensemble des personnes concernées, plutôt que de multiplier les échanges individuels par email.
Pour Crystal et son équipe, cela représente notamment moins de sollicitations à traiter par email et du temps gagné au quotidien.
Les informations peuvent être publiées une seule fois, puis consultées par les membres du réseau. Les questions peuvent également être posées directement dans l’espace collectif, permettant à chacun de participer à la réponse ou de bénéficier des échanges.
Cette nouvelle organisation contribue ainsi à alléger la gestion des emails et à fluidifier les échanges avec le réseau.
Une solution appréciée pour sa simplicité
Après environ cinq mois d’utilisation, Crystal Aubry attribue une note de 5/5 à son expérience globale avec IPtis Apps.
Parmi les éléments particulièrement appréciés : la centralisation des usages, la simplicité de prise en main, mais aussi le fait de disposer d’une solution française.
« Nous apprécions également le fait de pouvoir avoir un nombre d’utilisateurs illimité, ce qui est un vrai avantage pour une structure amenée à travailler avec de nombreux collaborateurs et partenaires. »
Elle souligne également la simplicité de la plateforme :
« La prise en main est relativement intuitive et permet à chacun de l’utiliser facilement au quotidien. »
Une plateforme qui évolue avec les besoins du réseau
Pour Accueil Vélo, le projet ne s’arrête pas à la mise en place d’un nouvel outil.
Les usages évoluent, les besoins aussi. L’équipe identifie déjà de nouvelles possibilités pour aller plus loin dans la centralisation, notamment autour de la visioconférence et de l’organisation de webinaires directement sur la plateforme.
Crystal apprécie d’ailleurs la possibilité de faire remonter ces besoins et de voir la solution évoluer :
« Nous apprécions également particulièrement le fait d’avoir une équipe à l’écoute de nos besoins et disponible pour faire évoluer la solution, tout en bénéficiant d’un outil français. »
Cette proximité permet à IPtis Apps de continuer à évoluer à partir des usages réels de ses utilisateurs.
IPtis Apps : un espace commun pour mieux travailler ensemble
Avec IPtis Apps, Accueil Vélo dispose aujourd’hui d’un environnement qui rassemble son réseau, ses échanges et plusieurs outils du quotidien.
L’enjeu n’était pas simplement de remplacer une solution existante, mais de repenser la manière dont les membres du réseau communiquent et partagent l’information.
Fil d’actualités, groupes territoriaux, Drive, transfert de fichiers, visioconférence, annuaire et messagerie : chaque fonctionnalité répond à un usage concret, tout en restant accessible depuis un même espace.
Moins d’emails à gérer, une information mieux partagée et des échanges plus fluides : une manière plus simple de faire vivre un réseau présent partout en France.
Un projet collaboratif à votre image
Chaque structure a ses propres habitudes de travail, ses contraintes et son organisation.
Chez Amedia Solutions, nous développons IPtis Apps pour répondre à ces usages et faire évoluer la plateforme avec nos utilisateurs.
Vous souhaitez découvrir comment IPtis Apps pourrait s’adapter à votre organisation ?